كيف نصمم ونحافظ على قاعدة بيانات حركتنا أو حملتنا؟

للبعض قاعدة البيانات في الحملات والحراكات الاجتماعية هي المساحة التي تحوي معلومات عن ناسنا ومجتمعنا لنتواصل معهم ونحركهم وننظمهم، فهم قوتنا. وللبعض الاخر هي أيضاً المساحة التي نرصد بها جهدنا وانجازنا لنتعلم ونغير وننجح. أدناه تجدون بعض التوضيح عن النوعين لأهميتهما ولمساعدتكم في تصميم وادارة قاعدة بياناتكم. وكما يقال الوقت الأفضل لبناء قاعدة بياناتكم كان أمس وثاني أفضل وقت هو الآن!

matrix-copy

النوع الأول: قاعدة بيانات الناس – “الناس مورد قوتنا”

قاعدة البيانات هي بمثابة المرجع الأساسي لأهم مورد من موارد الحملة الا وهو الناس. فهي بمثابة البنك، فهي  اداة للتواصل والدعوة للتحرك كما هي اداة لرصد وتتبع  تقدمنا وتقييم تكتيكاتنا وتوسعنا. ولذلك تخصص الحملة شخص لتنسيقها وتستثمر في برمجتها وتحديثها وتتنافس الحركات والحملات على الحصول عليها.

البيانات هي  كافة المعلومات التي تم جمعها من جميع أعضاء  حملتنا ومجتمعنا والمتطوعين. في كل مرة نتحدث مع أحد الجيران على الهاتف أو على الباب، في كل مرة نقوم بإرسال بريد إلكتروني، في كل مرة نقوم بتنظيم فعالية او لقاء منزلي تصبح هذه المعلومات مفيدة. فكلما زادت معرفتنا بالاشخاص نكون أفضل  في إيجاد  طرق لإشراكهم في المستقبل.  ومن المهم كذلك أن نعرف الأشخاص الذين لا يريدون المشاركة معنا، فذلك يمكنّا من معرفة أين علينا أن نحسن تواصلنا وأين نستثمر – سواء كان الاستثمار لاقناعهم او كان الاستثمار للابتعاد عنهم والتركيز على من هم معنا أو يؤيدونا.

صحيح أن الدافع الأساسي للاتصال مع الناس سواء في الأحياء و في الفعاليات والمرتبط هو قضيتنا أو تحركنا او حملتنا الّا  أننا نريد أيضا تسجيل أكبر قدر من المعلومات الممكنة لجعل كافة أعمالنا في المستقبل أكثر فعالية.

من ناحية الشكل

هناك الكثير من البرامج التكنولوجية المتخصصة لانشاء قاعدة بيانات فيها أسماء وعناوين وأرقام وتوصيفات مختلفة ومن خلالها ممكن تصنيف الناس بطرق مختلفة وكذلك البحث وتطوير القوائم بأساليب متعددة. وبعض البرامج تمكنك من ارسال الرسائل الالكترونية او النصية من خلالها أيضا دون العودة لبرامج أخرى. وإن لم تريدوا او تتمكنوا من شراء مثل هذه البرامج فبإمكانكم ساتخدام برنامج جوجل اكسل  الموجود في “مستندات جوجل” وارسال الرسائل من خلال ميل تشيمب الذي يشبك بسلاسلة مع جوجل. فهذه البرامج سهلة و لا تحتاج من المستخدم  أكثر من ان يعرف كيف يُنشئ حساب بريد الكتروني على جووجل، وطبعا كيف يستخدم الانترنت.

من ناحية المضمون ماذا نسجل؟fotolia_9090314_subscription_l

أولاً: يبانات أعضاءنا من منظمين ومتحركين (قاعدتنا)

  • التفاصيل الشخصية للمنظمين: الاسم، المدينة، العمر، التلفون، البريد الإلكتروني، العنوان، من ضمهم للحملة، الفريق الذي ينتموا له، ومسؤليتهم المحددة ان كان لديهم مسؤولية او دور محدد ومعلومات أخرى حسب الحاجة.
  • التفاصيل الشخصية للمتحركين معنا (البعض يسميهم متطوعين حتى في الحملات التي يعمل بها المنظمين دون مقابل): الاسم، المدينة، العمر، التلفون، البريد الإلكتروني، العنوان، طبيعة النشاط الذي تحركوا به، عدد مرات تطوعهم / تحركهم واي معلومات أخرى حسب الحاجة.

ثانياً:  بيانات أهل القضية والمؤثرين فيها (مجتمعنا)

وتختلف طريقة تصنيف المعلومات هنا بحسب الحملة.وتهتم كل الحملات بتطوير قاعدة بياناتها لتشمل:

  • أصحاب القضية الذين يتأثرون ويؤثرون على نجاح الحملة. فمثلاً ان كانت حملة انتخابية فتهتم الحملة ببناء قاعدة بيانات للناخبين بحسب محطات الإقتراع. وان كانت حملة تنظيم عمالي مثلاً للمعلمات فتهتم الحملة بتطوير قاعدة البيانات بمعلومات عن المعلمات والمدراء والمشرفين والمفتشين وغيرهم.  ودائماً نضع علامة بجانب أؤلائك الذين أبدوا اهتمامهم بالانضمام لحملتنا.
  • المؤثرين بالرأي العام: مثل الشخصيات ذات التبعية العالية أو القائمين على استطلاعات الرأي وإن كانت حملة لها بعد دولي تخلق قائمة بالمعلومات التفصيلية للمناصرين الدوليين من أشخاص أو مؤسسات. ودائماً نضع علامة بجانب أؤلائك الذين أبدوا اهتمامهم بالانضمام لحملتنا.
  • أصحاب القرار: سواء كانوا مُلاك شركة، او برلمانيين او وزراء او أعضاء لجان بلدية.
  • الإعلاميين: من الاعلام التقليدي وكذلك الاعلام الجديد من صحفيين لمحررين لملّاك ونحدد حين نحدث المعلومات أي منهم كتب لصالحنا وأياً منهم كتب ضدنا ونرصد ماذا نشروا.
  • وغيرهم حسب الحاجة

عمليّاً ومع أن الأمر يبدو سلساً، إلّا أن كل من لديه خبرة بالعمل الجماعي يعرف صعوبة حفظ وتنظيم وتحديث المعلومات كي تكون مفيدة ولنتمكن من الرجوع لها واستخدامها عند الحاجة بسهولة. فهو عمل دؤوب، بحاجة لمتابعة ودقة. وخلال مشوارنا في أهل في مرافقة وتمكين الحملات أدركنا أن أهميّة قاعدة البيانات لا تكمن فقط في تغذيتها وتنظيمها بطريقة تساعدني بدلا من أن تعقد عملي، بل تكمن في استخدامها وتفعيلها. بمعنى أنّه ستكون الفائدة منقوصة من قاعدة بيانات منظمة جداً ومليئة بالأسماء إن لم نتفق كحملة على كيفية تفعيل محتوى هذا القاعدة وكيفية التواصل مع الناس الموجودين عليها وعدم نسيانهم. فمثلا، ماهو الفعل او التكتيك المناسب لتفعيل قائمة المتطوعين، أو الداعمين، أو المحاميين، أو الإعلاميين أو قاطنين الحيّ الفلاني؟  هل نرسل لهم كل شهر رسالة الكترونية فيها ماذا انجزنا، هل نفتح مساحة لاجتماع مع كل من يرغب منهم بالانضمام لاجتماع لمدة ساعتين كل شهر او كل شهر ونصف؟  هل نطلب منهم ان يشاركونا بتعميم او تفعيل احد تكتيكات الحملة؟ وهذا بأهمية جمعها وتنظيمها ولذلك منسق قاعدة البيانات لديه مسؤولية كبيرة ومهمة جداً.

النوع الثاني: قاعدة بيانات جهد والنتيجة- “لكي لا نهدر مواردنا”

أغلب المنظمين يعتقدون أن قاعدة البيانات تحوي تفاصيل الناس الذي يهمونا ويهمنا التواصل معهم وتفعليهم وتنظيمهم. وهذا صحيح وللبعض الآخر من المنظمين قاعدة البيانات لا تقتصر على ذلك فقط بل هي أيضاً مكان لتعداد جهدنا وانجازنا.spreadsheet_document

من ناحية المضمون ماذا نسجل؟

ثالثاً: نشاطنا وإنجازنا

  • الجهد المبذول حسب تكتيكات الحملة: أمثلة: عدد الاجتماعات التنظيمية، عدد اجتماعات واحد لواحد، عدد  الاتصالات، عدد الاجتماعات المنزلية ، عدد تجوال من باب لباب، عدد الورشات التثقيفية، عدد الإصدارات الدورية وغيرها من تكتيكات.
  • الانجاز من ناحية القدرة التنظيمية: أمثلة: عدد الناس الذي تم حشدهم، عدد الناس الذي تم تحريكهم، عدد الفرق التنظيمية، الأموال التي تم ريعها.
  • الإنجاز من ناحية الهدف: عدد الناس التي التزمت بانتخاب مرشحنا، او عدد النواب الذين التزموا بالتصويت لتعديل القانون، أو عدد المعلمات اللواتي رفضن توقيع استقالتهم في مطلع الصيف ..الخ.

ما هي أهمية رصد نشاطنا وانجازنا؟

  • حين تحدد ماذا تعد وتحصي – سوف يتبيّن لكمان كان هدف حملتكم واضحاً وان كان واضحاً للبعض فسجل النجاح سوف يجعله واضحاً للجميع. وفي هذا انشاء خط نهاية واضح.
  • وفي رصد النشاط والانجاز نستطيع ان نرى أين نحن من خط النهاية ومدى وصولنا إلى هناك مما يساعدنا في اعادة النظر في استراتيجيتنا وتكتيكاتنا وخطنا الزمني وما إذا كنا نحتاج تعديل أياً منهم.
  • وان كانت حملتنا او حركتنا لها أكثر من موقع او تنشط في أكثر من مدينة او محافظة بقاعدة البيانات التي ترصد النشاط والانجاز ستمكننا من مقارنة الولايات والمناطق وأدارة التمكين والدعم والتوسع بحسب هذه المقارنة. 
  • • وفي تعددنا للنشاط والانجاز نستطيع أن نحدد”الممارسات الجيدة” أو “التكتيكات الناجحة” وكذلك نستطيع أن نحدد وبذكل توفر قاعدة البيانات ان تم تحديثها وتتبعها أرضية ومنهاج لتعلمنا من المممارسات الجيدة وكذلك المنظمين والنشطاء الأكثر نجاحاً لنعرف منهم سر نجاحهم وننشره.

من ناحية الشكل:

ربما يختلف نوع البرنامج الالكتروني الأنسب لتعداد جهدنا ونجاحنا من ذلك الذي استخدمناه لحصر اسماء أناسنا وتفاصيلهم. وكما في قاعدة بيانات الناس هنا أيضاً إن لم تريدوا او تتمكنوا من شراء مثل هذه البرامج فبإمكانكم ساتخدام برنامج جوجل اكسل  الموجود في “مستندات جوجل”.

عمليّاً بعد تصميم سجل المقاييس، نبدأ في ملئ المعلومات ونقرر ان أردنا تحديثه يوميا، أسبوعياً او شهرياًوبالعادة يقوم الفريق المؤسس برصد جميع تقارير الفرق وجمعها والمقارنة بين الارقام. ومن التجربة رصد الأرقام والمتابعة عمل يحتاج متابعة وزن وتدقيق ولذلك من المهم أن نحدد شخصاً مسؤولاً لتحديث قاعدة البيانات  وتحليلها. ومن الأهم التأمل بالأرقام واقتراح تغييرات. وفي العديد من الأحيان حين تلاحظ الحملة اخفاقاً في تحقيق الأرقام المبتغاة تبدأ التفكير في تغيير الهدف والأصح أن يتم اعادة النظر بالمدخلات – سواء كان قيادة أناسنا، توسعنا، نظرية التغيير او التكتيكات نفسها. وأخيراً يكشف التأمل بقاعدة بياناتنا المتعلقة بالجهد والنتائج من هم المنظمين القياديين الذين يحظون بأعلى الأرقام لكي نتعلم منهم.

 بعض الأخطاء الشائعة التي وجدناها من خلال التجربة لتفاديها بحملتكم وحراككم:

عدم تحديد شخص مسؤول عن قاعدة البيانات ليتأكد من تصميمها وليتأكد من تغذيتها وتحديثها وتحليلها

تطوير قاعدة البيانات دون وجود اتفاق صريح في الفريق المؤسس لكيفية استخدامها وتفعيلها وتحليلها أو وجود اتفاق وعدم تنفيذه ومتابعته وبالتالي ومع الوقت يصبح غير ضروري تحديثها وتطويرها.

بداية تطوير قاعدة البيانات الخاصة بالناس او بالجهد بحماس ومع الوقت فقدان احساس منسقي الفرق أن رصد المعلومات والأرقام وإدخالها بقاعدة البيانات او تسليمها لمنسق قاعدة البيانات من أهم مسؤولياتهم.

تعدد قاعدات البيانات مما يخلق ازدواجية هائلة في الجهد وثغرات في المعلومات الهامة ويحدث هذا إما لأن كل عضو أو فريق يطور طريقته وتصميمه لقاعدة البيانات أو لأن الحملة تطور قاعدة بيانات مختلفة مع كل قمة او تكتيك او فعالية.

عدم نسخ قاعدة البيانات بشكل دوري والحفاظ على النسخ بأمان في حال فشل النظام الذي طورناه لقاعدة البيانات او تم اختراقه.

كيف تتوسع حملتنا؟

كيف نُنظم عريضة؟ دليل أولي