كيف نجتمع في حملاتنا من غير أن نُحبط؟

لاجتماعات الفرق القيادية أهمية بالغة في تطوير القدرة الجماعية للعمل معاً. ولكن اجتماعاتنا إن لم نُنظمها بتفكر قد تحبطنا. فتصبح ”مضيعة للوقت“، ”غير مجدية“ ، ”مملة“ و ”طويلة.“ فماذا تعلمنا عن تنظيم اجتماعات أو لقاءات جيدة؟

1. اجتماعنا ضروري وهادف

ما الهدف الأساسي من لقائنا ولماذا لا نستغني عنه بتبادل الرسائل الإلكترونية أو مكالمات هاتفية؟ ما الذي نريد أن نُنجزه اليوم ولماذا هو مهم؟ قبل أن تكتب الاجندة وقبل أن نبدأ بالأمور الصغيرة هنا وهناك يجب أن يكون هدف لقائنا واضحاً. فربما هدفنا بناء الترابط بيننا كي نؤسس هذه الحملة أو مراجعة استراتيجية الحملة أو ربما مشاركة الأرقام التي حققناها بالحشد أو بالتكتيك واستخلاص العبر.أياً كان هدفنا—يجب أن يكون الهدف واضحاً ومدرجاً بوضوح في أعلى الأجندة ويُقرأ في أول الاجتماع للجميع. بعض الفرق تختار أن يكون جزءٌ من اجتماعها عملي، بحيث يكون نصفه لمشاركة الأخبار أو لاتخاذ قرار، والنصف الآخر للعمل الفعلي، فمثلا يبدأ الفريق الإعلامي بإعداد النصوص التي يوّدون عرضها على مواقع التواصل الاجتماعي للاسبوع القادم، أو مثلا يقومون بكتابة مقال أو مادة للتأمل، ويقوم الفريق القانوني بإجراء اتصالاته مع المحاميين، أو يقوم بزيارتهم بناء على موعد سابق. وهكذا…

2. لاجتماعنا أجندة تُحقق الهدف 

ولا يكفي أن يكون هدفنا واضحاً ليكون اجتماعنا مثمراً ومفيداً. فكيف نناقش الأمر ونُحقق الهدف يحتاج للتفكير وترتيب تسلسل النقاش.

فمثلاً نرتب الاجتماع لنشارك المعلومات التي بحوزتنا أولاً، ثم نفتح باب النقاش، ثم نباشر باتخاذ القرار ونوضح الخطوات القادمة، وربما بآخر الاجتماع نُلخص الالتزامات. التفكير بهذا التسلسل مهم، ومهم كذلك أن نكتبه بالتفصيل في الأجندة ونضع بجانب كل جزئية الوقت المخصص لها. فهل يأخذ النقاش 10 دقائق والقرار 20 دقيقة أم بالعكس؟ وهل نخصص 5 دقائق لمشاركة المعلومات عن الموضوع قبل النقاش أم 20 دقيقة؟ وهكذا.. من المهم، أن يرسل الميسر الأجندة للفريق قبل يوم على الأقل ليتسنّى لهم الاطلاع عليها واقتراح تعديلات أو إضافات.

3. لاجتماعنا ميسر جيد

يجب أن يكون هنالك ميسر/ة للأجندة وللاجتماع. ليتأكد أن الجميع أخذ فرصة للحديث، وأننا ملتزمون بالوقت ولم نخرج عن الموضوع. والميسر/ة الجيد/ة يُصغي/تصغي جيداً ويُلخص الحوار ويستفز التفكير ويكشف عن الخلافات، وهو/هي كذلك يقرب/تُقرب وجهات النظر. مهمّة التيسير لا تتوقف على كتابة الأجندة بهدف واضح وتيسيرها، ولكن أيضا ضمان الخروج بمخرجات تبني للقاء القادم وبالتالي لهدف الحملة بشكل عام، ومن هنا يقع على عاتق الميسر التحضير للاجتماع، مثلاً ، إذا كان هنالك موضوع يحتاج لاتخاذ قرار من المجموعة، فمن المهم أن يقوم الميسر بالقراءة والبحث المتعمق في هذا الموضوع، وممكن أن يرسل للفريق موادّ للقراءة تساعدهم على التفكير بالموضوع بتوّسع أكبر حتى يتمكنوا من إغناء النقاش أثناء الاجتماع، والوصول لقرار جماعي عن تعمّق وتفّكر وليس فقط عن مشاعر. وممكن أيضاً أن يُحضر الميسر من قراءاته وتفكيره عدّة خيارات للفريق والتي من الممكن أن تسهل عليهم النقاش وتنظمّه.
لقد عملنا في فرقنا على أن لا يلازم دور التيسير شخصاً واحداً فقط بل ينتقل دور التيسير بين الأعضاء من حين لآخر لسببين: أولاً/ انتقال دور التيسير يفسح  المجال للميسر السابق أن يشارك بأريحية مثله مثل باقي الأعضاء، وثانياً/  كي لا يصبح أحد أعضاء الفريق ”قائد الفريق“ كونه دائماً مسؤول عن تيسيرالاجتماع.

4. أسلوب اتخاذنا للقرار واضح 

من المُفيذ أن يتفق الفريق على أسلوب اتخاذ القرار بشكل واضح وصريح من البداية وقبل الحاجة لاتخاذ أول قرار. فكل قرار يجلب معه توتراته، لذا يجب علينا أن نتفق على آلية اتخاذ القرار من البداية. فمثلاً هل نسعى للإجماع ولو تطلب الأمر ساعتين نقاش؟ هل نخضع لرأي الأغلبية بعد 30 دقيقة نقاش؟ هل نؤجل القرار إن لم يكن هنالك موافقة ثلثي الاعضاء؟ ما هو النصاب الذي نحتاجه لاتخاذ القرار؟ هل أسلوب اتخاذ كل القرارات واحد؟ ام هنالك طرق مختلفة بحسب طبيعة القرار؟ هذه بعض الأسئلة التي عادة ما  نتعرض  لها ونحن نُقرر كيف سنتخذ القرار.

5. اجتماعنا يعزز المحبة و المكاشفة بيننا 

في البداية التقينا  وتبادلنا قصصنا وترابطنا. ويجب أن نحافظ على التواصل والترابط  بيننا لنستطيع لاحقاً أن نسائل بعضنا البعض ونكاشف بعضنا البعض وندعم بعضنا البعض. بعض الفرق التي نعمل معها تبدأ اجتماعاتها دائماً بالإطمئنان على بعض. فيسألون: كيف كان أسبوعك؟ أجمل لحظاته وأصعبها؟ كيف هي طاقتك اليوم؟ ماذا يشغل بالك؟ فالهدف هو أن نكون أهلاً لبعضنا البعض بقدر ما أن نكون أهلاً للموضوع الذي نُخلص له.

6. اجتماعنا مُمتع

الاستمتاع لا يعني الاستهتار. فالمتعة أحياناً بالتعلم واحياناً أخرى بالموسيقى، وأحيانا بالضحك على أنفسنا وعلى المواقف التي نمر بها. وقد يكون هذا هو الجو العام للقاءاتنا وقد يكون علينا زرع المتعة في طقس نتفق عليه. فبعض الفرق التي عملنا معها خصصت 10 دقائق في آخر كل اجتماع لأغنية أو قراءة نص أو قصيدة.

7. نُقيم اجتماعنا 

وجرت العادة ان تُنهي الفرق اجتماعها بتقييم بسيط للاجتماع. ماذا عملنا بشكل ناجح ؟ وكيف لنا أن نُحسن اجتماعاتنا؟ وفي هذا مؤشر آني لإدارتنا للاجتماع وكشف عن أي توترات. فلا داعي ان يُهاتفوا بعضهم البعض بعد الاجتماع للتفريغ،  فهم يشاركون إحباطهم بأفكار محددة وصريحة مع الجميع. وكذلك ننهي اجتماعنا بسؤال  ”ماذا تعلمنا اليوم؟“ وفي هذا مؤشر لمدى فائدة الاجتماع ومستوى النقاش. وفي النهاية يمكن تخصيص بضع دقائق لأخذ رأي الجميع بالأمور التي يعتقدون أنّها مُلّحة ووجودها ضروري على أجندة الاجتماع القادم، ويبقى على ميسر الاجتماع القادم أن يرتبها بتسلسل ويحدد وقتها ويرسلها للجميع قبل الاجتماع بيوم.

.

أخيراً يبقى القول أن ثقافة اجتماعاتنا وأداؤنا فيها يعكس ثقافتنا وثقافة حملتنا. اجتماعاتنا وإن كانت مؤشراً فقط فهي مؤشر دقيق لفاعليتنا ولقوة حملتنا. فإن كُنا ننادي بالشفافية يجب أن نكون شفافين في اجتماعاتنا فنناقش الأمور بانفتاح. وان كنا ننادي بالتعددية والتنوع فيجب علينا ان نشجع ذلك باجتماعاتنا ونعطي الفرصة للجميع بالمشاركة. ولأننا نحترم بعضنا البعض فسنحترم الوقت دون إهدار،  فنبدأ وننهي على الوقت مدركين أن الوقت أثمن مورد لدينا.